Processen beschrijven

Om je als autoriteit over een bepaald systeem te positioneren, is het essentieel dat je dat systeem beschrijft. In dit artikel leer je de processen in een systeem stap voor stap systemen beschrijven.
​
Het is de bedoeling om zo veel mogelijk informatie over een proces op één pagina te krijgen. Als je een proces té gedetailleerd probeert te beschrijven, verliest het zijn waarde omdat mensen minder geneigd zijn om zo’n uitgebreid verslag te lezen en te gebruiken. Zij willen een overzicht, een schets van wat iemand moet doen bij het gebruik van een bepaald proces. Deze  schets moet echter wel ruimte laten voor jou, als systeemexpert, om iemand ook alle fijne details aan te leren.
 
Maak hiervoor gebruik van het schema dat je verder in dit artikel kunt vinden.

​De ‘grenzen’ van het proces beschrijven
Het eerste wat we bepalen zijn de grenzen van het systeem. We beschrijven hiervoor wat het systeem doet, wat de voordelen zijn en wie betrokken is.
 
Het ‘wat’ is bedoeld om een beeld van het eindresultaat van het systeem te creëren in andermans hoofd. Dit is een korte uitdrukking, van één of twee zinnen, die begint met ‘Dit proces zorgt voor…’.
Als we als voorbeeld van een systeem ‘de baby de fles geven’ nemen, dan beschrijf je bij ‘wat’: “Dit proces zorgt ervoor dat de baby voeding krijgt.”
 
Dan volgt het ‘waarom’. Dit is de zin of motivatie achter het proces. Wij willen in een paar woorden iemand overtuigen welke voordelen het proces met zich meebrengt. In ons voorbeeld zegt de ‘waarom’ dat de fles geven snel en gemakkelijk is, gedelegeerd kan worden en dat je precies weet hoeveel je baby eet.
 
Vervolgens belichten we het ‘wie’. Hier lijsten we simpelweg op wie betrokken is in en wie verantwoordelijk is voor bepaalde processen in het systeem. Je kan de verantwoordelijken oplijsten zoals Sales Manager of Productiearbeider. Schrijf ‘De resultaten worden gerapporteerd aan’, en verwijs naar de manager voor die persoon, bv. de Sales Manager of de Productiemanager.
 
In het voorgaande voorbeeld schrijf je gewoon ‘de baby’. De baby zal mij immers meteen duidelijk maken of ik goed werk verricht.
 
De variabelen in het systeem beschrijven
Aansluitend komt het ‘waar en wanneer’.  Dit verwijst naar alle standaarden die we willen meten in termen van tijd, timing of duur. Het kan ook geplande tijden inhouden, bv. wanneer het systeem moet worden gevolgd. In ons voorbeeld stellen we dat baby elke 4 uur de fles moet krijgen. De gemiddelde duurtijd is 15 minuten, ‘s nachts wordt 1 cyclus overgeslaan.
 
Hierna volgt het ‘hoeveel-gedeelte’. In dit deel omschrijven we alles wat numeriek of meetbaar is, bv. prestatie-eisen, resultaten, cijfers of statistieken. In ons voorbeeld moeten we gebruik maken van een vaste verhouding van water en melkpoeder. Ook de opwarmingstijd voor een flesje melk wordt genoteerd.
 
Ten slotte beschrijven we het ‘welk-gedeelte’. Hier lijst je alle hulpbronnen die het systeem nodig heeft. In ons voorbeeld hebben we de volgende opgelijst: flesjes, fopspenen, mineraalwater en melkpoeder.
 
Vul je A4 in volgens de hierboven beschreven stappen, gebruik makend van het model dat je hiernaast kunt vinden.
 
De voortgang van het proces beschrijven
Zodra we de grenzen van het proces hebben vastgesteld (bovenaan het blad), zijn we klaar om verder te gaan naar het hoofdgedeelte: het ‘hoe-gedeelte’. Hier lijsten we alle stappen van het proces op. Je hoeft zeker niet elk klein ‘hoe-detail’te beschrijven. We willen gewoon een overzicht, een schets van het algemene proces. Hou er wel rekening mee dat dit document als trainingstool is ontworpen om te gebruiken voor het systeem aan iemand anders aan te leren. De kleinere details kunnen mondeling worden meegegeven in het leerproces. Laten we verdergaan met het voorbeeld over ‘de baby de fles geven’.

• Stap 1 van het ‘hoe-gedeelte’ is uniek. Het is niet wàt je doet maar in plaats daarvan de gebeurtenis die het proces activeert. In dit proces is de eerste stap: ‘Morgenstond, de baby wordt wakker!’
• Stap 2 is waar we eigenlijk beginnen met de stap-voor-stap van het ‘hoe-gedeelte’ van het systeem. Als je hulp nodig hebt bij het opstellen van deze lijst, stel jezelf dan de vraag: “Wat is de volgende stap?” Schrijf die stap op en vraag jezelf dan weer hetzelfde af. In ons voorbeeld gaat de volgende stap als volgt: ‘Neem een proper flesje en speen. En wat is nu de volgende stap?
• Stap 3 is “Vul het flesje met 120 ml water.” Wat is de volgende stap?
• Stap 4 is “Warm het water 30 sec. op aan 900 Watt.” Wat is de volgende stap?
• Stap 5 is “Doe 3 schepjes melkpoeder in het water en draai de speen op het flesje.” Wat is de volgende stap?
• Stap 6 is “Schud het flesje gedurende 2 minuten.” Wat is de volgende stap?
• Stap 7 is “Ga de baby halen en doe het een slabje aan.” Wat is de volgende stap?
• Stap 8 is “Laat de baby drinken.” Wat is de volgende stap?
• Stap 9 is “Wanneer het flesje halfleeg is laat je de baby boeren.” Wat is de volgende stap?
• Stap 10 is “Kijk of het flesje leeg is. Indien niet, herhaal je stap 8. Indien wel, laat je de baby nogmaals boeren.”

 
Let zeker op het gebruik van bullets om snel verschillende ideeën aan te halen. Dan zal de rest van het proces zich stap voor stap ontvouwen. Van hieraf aan blijf je jezelf afvragen wat de volgende stap zal zijn en zo blijf je doogaan tot je het eindresultaat van het proces bereikt. Je vraagt je waarschijnlijk af wat we gaan doen als er heel veel stappen zijn en je dit niet op één pagina kan krijgen. Mijn eerste tip: vraag jezelf af of het proces kan of mag worden opgedeeld in kleinere processen.
 
In dit voorbeeld is het onredelijk om alle stappen van zowel ‘de baby de fles geven’ én ‘de baby halen’ op dezelfde pagina te proppen. ‘De baby halen’ kan immers ook een uitgebreid proces zijn (ik spreek uit ervaring). Daarom behandelen we die processen afzonderlijk.
 
Maak een eenvoudige schets van de processen die deel uitmaken van je systeem, bv. d.m.v. een stroomdiagram. Let daarbij op de testen, de keuzes en de stappen die je herhaaldelijk moet uitvoeren.